Algemene Voorwaarden
Definities In deze algemene voorwaarden worden de hierna volgende termen in de navolgende betekenis gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven of uit de context anders blijkt:
a. Administratiekantoor Altenburg: de gebruiker van deze algemene voorwaarden: Administratiekantoor Altenburg gevestigd aan de Goudenregenstraat 66 te Leeuwarden, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder KvK-nummer 01102116;
b. klant: de wederpartij van Administratiekantoor Altenburg in opdracht van wie Administratiekantoor Altenburg werkzaamheden verricht, dan wel met wie Administratiekantoor Altenburg een overeenkomst aangaat;
c. overeenkomst: de overeenkomst tussen Administratiekantoor Altenburg en de klant.
Artikel 2 Algemeen
2.1 Deze algemene voorwaarden gelden voor iedere overeenkomst tussen Administratiekantoor Altenburg en de klant waarop Administratiekantoor Altenburg deze algemene voorwaarden van toepassing heeft verklaard.
2.2 De onderhavige voorwaarden zijn eveneens van toepassing op alle overeenkomsten met Administratiekantoor Altenburg voor de uitvoering waarvan derden dienen te worden betrokken.
2.3 Eventuele afwijkingen op deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.
2.4 De toepasselijkheid van eventuele inkoop of andere voorwaarden van de klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.5 Indien een of meerdere der bepalingen in deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd mochten worden, blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van toepassing. Administratiekantoor Altenburg en de klant zullen dan in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij indien en voor zoveel mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling in acht worden genomen.
Artikel 3 Aanbiedingen en offertes
3.1 Alle aanbiedingen en offertes zijn vrijblijvend. De offertes zijn geldig gedurende 30 dagen na de offertedatum, tenzij anders is aangegeven.
3.2 De klant staat in voor de juistheid en volledigheid van de door of namens hem aan Administratiekantoor Altenburg opgegeven eisen en specificaties van de prestatie en andere gegevens waarop Administratiekantoor Altenburg haar aanbieding baseert.
3.3 Indien een opdracht op basis van nacalculatie wordt geoffreerd, dienen de geoffreerde prijzen slechts als richtprijs, de daadwerkelijk door Administratiekantoor Altenburg gemaakte kosten zullen worden doorberekend.
3.4 Een samengestelde prijsopgave verplicht Administratiekantoor Altenburg niet tot het verrichten van een gedeelte van de opdracht tegen een overeenkomstig deel van de opgegeven prijs.
3.5 Aanbiedingen of offertes gelden niet automatisch voor toekomstige opdrachten.
3.6 Het is niet toegestaan kopieën te maken van een door Administratiekantoor Altenburg opgestelde offerte en de daarbij behorende bescheiden.
3.7 Kennelijke fouten of vergissingen op de website, in folders, publicaties en offertes van Administratiekantoor Altenburg binden Administratiekantoor Altenburg niet.
3.8 De genoemde prijzen, (uur)tarieven en kostenramingen e.d. zijn exclusief btw en exclusief eventuele andere heffingen die door de overheid worden geheven.
Artikel 4 Totstandkoming van de overeenkomst
De overeenkomst komt tot stand op het moment van aanvaarding door de klant van het aanbod en het voldoen aan de daarbij gestelde voorwaarden.
Artikel 5 Wijziging van de overeenkomst
5.1 Indien partijen overeenkomen dat de overeenkomst wordt gewijzigd of aangevuld, kan het tijdstip van voltooiing van de uitvoering daardoor worden beïnvloed. Administratiekantoor Altenburg zal de klant zo spoedig mogelijk hiervan op de hoogte stellen.
5.2 Indien de wijziging van of aanvulling op de overeenkomst financiële en/of kwalitatieve consequenties zal hebben, zal Administratiekantoor Altenburg de klant hierover van tevoren inlichten.
Artikel 6 Uitvoering van de overeenkomst
6.1 Administratiekantoor Altenburg zal de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uitvoeren. Een en ander op grond van de op dat moment bekende stand der wetenschap.
6.2 Administratiekantoor Altenburg heeft het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden. Indien het inschakelen van derden extra kosten voor de klant met zich meebrengt, zal Administratiekantoor Altenburg voordat hij derden inschakelt de klant om toestemming vragen, tenzij anders is overeengekomen.
6.3 Administratiekantoor Altenburg zal nimmer gehouden zijn werkzaamheden uit te voeren welke in strijd komen met haar professionaliteit, een recht van derden, een wettelijke plicht of hetgeen in het maatschappelijk verkeer betaamt.
6.4 Omtrent bewaring en gebruik, bewerking en verwerking van zaken die aan Administratiekantoor Altenburg door of vanwege de klant zijn toevertrouwd, dient Administratiekantoor Altenburg dezelfde zorg aan te wenden die zij dienaangaande omtrent haar eigen zaken aanwendt.
Artikel 7 Termijn van uitvoering
7.1 Indien Administratiekantoor Altenburg een termijn heeft aangegeven waarbinnen zij de werkzaamheden zal uitvoeren, dan is deze termijn niet als een fatale termijn te beschouwen.
7.2 In het geval dat een met de klant overeengekomen termijn van uitvoering wordt overschreden tengevolge van een gebeurtenis, die in feite buiten de macht van Administratiekantoor Altenburg ligt en niet aan haar doen en/of laten kan worden toegeschreven, wordt de termijn van uitvoering automatisch verlengd met de periode dat Administratiekantoor Altenburg de werkzaamheden wegens overmacht niet kan uitvoeren.
Artikel 8 Verplichtingen van de klant
8.1 De klant is gehouden volledige medewerking aan de uitvoering van de overeenkomst te verlenen en aan Administratiekantoor Altenburg al datgene dat daartoe benodigd is ter beschikking te stellen. Tevens dient de klant Administratiekantoor Altenburg alle bevoegdheden en autorisaties te verlenen die nodig zijn om de overeenkomst naar behoren uit te voeren.
8.2 De klant dient alle benodigde bescheiden en gegevens tijdig aan Administratiekantoor Altenburg ter beschikking te stellen. Indien dit niet tijdig geschiedt, kan Administratiekantoor Altenburg niet verantwoordelijk worden gesteld voor de eventuele schade die de klant daardoor lijdt.
8.3 De klant staat in voor de betrouwbaarheid, juistheid en volledigheid van de aan Administratiekantoor Altenburg ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze van derden afkomstig zijn.
8.4 De klant dient zich te onthouden van gedragingen welke het Administratiekantoor Altenburg onmogelijk maakt de overeenkomst naar behoren uit te voeren.
8.5 Indien door Administratiekantoor Altenburg of door Administratiekantoor Altenburg ingeschakelde derden in het kader van de overeenkomst werkzaamheden worden verricht op de locatie van de klant of op een door de klant aangewezen locatie, dan draagt de klant kosteloos zorg voor de door die medewerkers in redelijkheid gewenste faciliteiten.
8.6 De klant is gehouden Administratiekantoor Altenburg onverwijld te informeren omtrent feiten en omstandigheden die in verband met de uitvoering van de overeenkomst van belang kunnen zijn.
8.7 De klant vrijwaart Administratiekantoor Altenburg voor eventuele aanspraken van derden, die in verband met de uitvoering van de overeenkomst schade lijden en welke aan de klant toerekenbaar is. De klant vrijwaart Administratiekantoor Altenburg van alle juridische claims met betrekking tot de door de klant opgeslagen data, informatie en dergelijke.
8.8 Indien de klant aan Administratiekantoor Altenburg informatiedragers, elektronische bestanden of software etc. verstrekt, garandeert deze dat de informatiedragers, elektronische bestanden of software vrij zijn van virussen en defecten.
8.9 Indien de klant niet aan zijn verplichtingen jegens Administratiekantoor Altenburg heeft voldaan, dan heeft Administratiekantoor Altenburg het recht de kosten die daaruit voortvloeien aan de klant in rekening te brengen en heeft Administratiekantoor Altenburg het recht haar werkzaamheden op te schorten.
Artikel 9 Honorarium
9.1 Partijen kunnen bij het tot stand komen van de overeenkomst enkel schriftelijk of via de e-mail een vast honorarium overeenkomen.
9.2 Indien geen vast honorarium wordt overeengekomen, zal het honorarium worden vastgesteld op grond van het werkelijk aantal uren dat Administratiekantoor Altenburg of de door haar ingeschakelde derden voor de klant werkzaamheden heeft verricht, tenzij anders is overeengekomen.
9.3 Administratiekantoor Altenburg mag enkel een vast overeengekomen honorarium verhogen wanneer tijdens de uitvoering van de werkzaamheden blijkt dat de oorspronkelijk overeengekomen dan wel verwachte hoeveelheid werk in zodanige mate onvoldoende werd ingeschat bij het sluiten van de overeenkomst, en zulks niet toerekenbaar is aan Administratiekantoor Altenburg, dat in redelijkheid niet van Administratiekantoor Altenburg mag worden verwacht de overeengekomen werkzaamheden te verrichten tegen het oorspronkelijk overeengekomen honorarium.
9.4 Administratiekantoor Altenburg is gerechtigd prijsstijgingen door te berekenen indien zich tussen het moment van het tot stand komen van de overeenkomst en de uitvoering daarvan, de tarieven ten aanzien van bijv. lonen zijn gestegen.
9.5 Administratiekantoor Altenburg is gerechtigd jaarlijks haar prijzen en (uur)tarieven te wijzigen.
9.6 Administratiekantoor Altenburg zal de klant het voornemen tot verhoging van haar prijzen en/of (uur)tarieven schriftelijk of elektronisch kenbaar maken. Administratiekantoor Altenburg zal daarbij de omvang van en de datum waarop de verhoging zal ingaan, vermelden.
Artikel 10 Betaling
10.1 De klant dient de van Administratiekantoor Altenburg ontvangen facturen te betalen binnen 10 dagen na de factuurdatum.
10.2 Administratiekantoor Altenburg is gerechtigd tussentijds te declareren. Indien de klant de tussentijdse declaratie niet binnen de op de factuur vermelde betalingstermijn voldoet, dan kan Administratiekantoor Altenburg haar werkzaamheden opschorten. De werkzaamheden zal Administratiekantoor Altenburg hervatten op het moment dat de klant het volledige openstaande bedrag heeft betaald. Administratiekantoor Altenburg is niet aansprakelijk voor de eventuele schade die de klant lijdt door de opschorting.
10.3 Bij overschrijding van de betalingstermijn, is de klant, na door Administratiekantoor Altenburg ten minste eenmaal te zijn aangemaand om binnen een redelijke termijn te betalen, van rechtswege in verzuim. In dat geval is de klant, vanaf de datum waarop de verschuldigde som opeisbaar is geworden tot aan het tijdstip van betaling de wettelijke rente verschuldigd. Daarnaast komen alle kosten van invordering, nadat de klant in verzuim is, zowel gerechtelijk als buitengerechtelijk, voor rekening van de klant, voor zover de wet dat toelaat.
10.4 In geval van liquidatie, faillissement, beslag of surseance van betaling van de klant zijn de vorderingen van Administratiekantoor Altenburg op de klant onmiddellijk opeisbaar.
10.5 Administratiekantoor Altenburg kan de in het kader van de overeenkomst ontvangen of gegenereerde zaken, vermogensrechten, gegevens, documenten, databestanden onder zich houden, ondanks een bestaande verplichting tot afgifte, totdat de klant alle aan Administratiekantoor Altenburg verschuldigde bedragen betaald heeft.
10.6 Administratiekantoor Altenburg heeft het recht de door de klant gedane betalingen te laten strekken in de eerste plaats in mindering van de kosten, vervolgens in mindering van de opengevallen rente en tenslotte in mindering van de hoofdsom en de lopende rente.
Artikel 11 Klachten
11.1 Klachten over de verrichte werkzaamheden dienen door de klant schriftelijk of via de e-mail binnen 3 weken nadat de werkzaamheden waarop de klacht betrekking heeft zijn uitgevoerd aan Administratiekantoor Altenburg kenbaar te worden gemaakt. De ingebrekestelling dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat Administratiekantoor Altenburg in staat is adequaat te reageren.
11.2 Klachten kunnen gemeld worden bij: Administratiekantoor Altenburg Goudenregenstraat 66 8922 CS Leeuwarden e-mail: info@altenburgadministraties.nl
11.3 Na het indienen van de klacht dient de klant Administratiekantoor Altenburg de gelegenheid te geven de gegrondheid van de klacht te onderzoeken en zo nodig de gelegenheid te geven om alsnog de overeengekomen werkzaamheden te verrichten.
11.4 Indien het alsnog verrichten van de overeengekomen werkzaamheden niet meer mogelijk of zinvol is, zal Administratiekantoor Altenburg slechts aansprakelijk zijn binnen de grenzen van artikel 14 van deze algemene voorwaarden.
Artikel 12 Opzegging
12.1 Beide partijen kunnen de overeenkomst te allen tijde, schriftelijk of via de e-mail gemotiveerd, opzeggen, tenzij anders is overeengekomen.
12.2 Indien de overeenkomst tussentijds wordt opgezegd door de klant, heeft Administratiekantoor Altenburg recht op compensatie vanwege het daardoor ontstane en aannemelijk te maken bezettingsverlies, tenzij er feiten en omstandigheden aan de opzegging ten grondslag liggen die aan Administratiekantoor Altenburg zijn toe te rekenen. Voorts is de klant alsdan gehouden tot betaling van de declaraties voor tot dan toe verrichte werkzaamheden. De voorlopige resultaten van de tot dan toe verrichte werkzaamheden zullen dan ook onder voorbehoud ter beschikking worden gesteld aan de klant.
12.3 Indien de overeenkomst tussentijds wordt opgezegd door Administratiekantoor Altenburg, zal Administratiekantoor Altenburg in onderling overleg met de klant zorg dragen voor overdracht van nog te verrichten werkzaamheden aan derden, tenzij er feiten en omstandigheden aan de opzegging ten grondslag liggen die aan de klant toerekenbaar zijn.
12.4 Indien de overdracht van de werkzaamheden voor Administratiekantoor Altenburg extra kosten met zich meebrengt, worden deze aan de klant in rekening gebracht.
Artikel 13 Opschorting en ontbinding
13.1 Administratiekantoor Altenburg is bevoegd de nakoming van de verplichtingen op te schorten of de overeenkomst te ontbinden, indien: a. de klant de verplichtingen uit de overeenkomst niet of niet volledig nakomt; b. na het sluiten van de overeenkomst Administratiekantoor Altenburg ter kennis gekomen omstandigheden goede grond te vrezen geeft dat de klant de verplichtingen niet zal nakomen. In geval er goede grond te vrezen bestaat dat de klant slechts gedeeltelijk of niet behoorlijk zal nakomen, is de opschorting slechts toegelaten voor zover de tekortkoming haar rechtvaardigt; c. indien aan de klant surseance van betaling is verleend; d. indien de klant in staat van faillissement verkeert; e. ten aanzien van de klant een wettelijke schuldsaneringsregeling van toepassing wordt verklaard.
13.2 Indien de overeenkomst wordt ontbonden zijn de vorderingen van Administratiekantoor Altenburg op de klant onmiddellijk opeisbaar. Indien Administratiekantoor Altenburg de nakoming van de verplichtingen opschort, behoudt zij haar aanspraken uit de wet en de overeenkomst.
13.3 Administratiekantoor Altenburg behoudt steeds het recht schadevergoeding te vorderen.
Artikel 14 Aansprakelijkheid en verjaring
14.1 Administratiekantoor Altenburg kan niet gehouden worden tot het vergoeden van enige schade, die een direct of indirect gevolg is van:
a. een gebeurtenis, die in feite buiten haar macht ligt en aldus niet aan haar doen en/of laten kan worden toegeschreven, zoals o.a. omschreven in artikel 15 van deze algemene voorwaarden; b. enige daad of nalatigheid van de klant, diens ondergeschikten, dan wel andere personen, die door of vanwege de klant te werk zijn gesteld.
14.2 Administratiekantoor Altenburg is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard dan ook, doordat Administratiekantoor Altenburg is uitgegaan van door de klant verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens, tenzij deze onjuistheid of onvolledigheid voor Administratiekantoor Altenburg kenbaar behoorde te zijn.
14.3 Administratiekantoor Altenburg is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst en gemiste besparingen.
14.4 Administratiekantoor Altenburg aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid indien tegen het advies van Administratiekantoor Altenburg in, de klant eist dat er toch bepaalde werkzaamheden doorgang moeten vinden.
14.5 Administratiekantoor Altenburg kan nimmer aansprakelijk worden gesteld voor beschadiging of teloorgang van de bij haar of bij derden opgeslagen gegevens en bescheiden van de klant.
14.6 Administratiekantoor Altenburg is niet aansprakelijk voor beschadiging of teniet gaan van gegevens en/of bescheiden tijdens vervoer of tijdens verzending per post of koeriersdienst, ongeacht of het vervoer of de verzending geschiedt door of namens de klant, Administratiekantoor Altenburg of derden.
14.7 Indien Administratiekantoor Altenburg aansprakelijk mocht zijn voor enigerlei schade, dan is de aansprakelijkheid van Administratiekantoor Altenburg beperkt tot het bedrag van de door de verzekeraar van Administratiekantoor Altenburg gedane uitkering. Indien de verzekeraar in enig geval niet tot uitkering overgaat of de schade niet door de verzekering wordt gedekt, is de aansprakelijkheid van Administratiekantoor Altenburg beperkt tot het factuurbedrag, althans tot dat gedeelte van de opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft met een maximum van hetgeen in de 6 maanden voorafgaand aan de schade veroorzakende gebeurtenis door Administratiekantoor Altenburg aan de klant in rekening is gebracht.
14.8 De in deze algemene voorwaarden opgenomen beperkingen van de aansprakelijkheid gelden niet indien de schade te wijten is aan opzet of grove schuld van Administratiekantoor Altenburg of haar ondergeschikten.
14.9 Voor zover in de overeenkomst niet anders is bepaald, vervallen vorderingsrechten en andere bevoegdheden van de klant uit welken hoofde ook jegens Administratiekantoor Altenburg in ieder geval na het verstrijken van 1 jaar vanaf het moment waarop zich een feit voordoet dat de klant deze rechten en/of bevoegdheden jegens Administratiekantoor Altenburg kan aanwenden.
Artikel 15 Overmacht
15.1 Als gebeurtenissen die in feite buiten de macht van Administratiekantoor Altenburg liggen, dan wel niet aan haar doen en/of laten kunnen worden toegeschreven, worden in elk geval beschouwd: onwerkbaar weer als gevolg van welke weersomstandigheden dan ook; belemmeringen door derden, die van overheden inbegrepen; gehele of gedeeltelijke werkstakingen, oproeren, oorlogen of oorlogsgevaren; branden, storingen en ongevallen in het bedrijf van Administratiekantoor Altenburg; of het nemen door de overheid van maatregelen, wijzigingen in feitelijke omstandigheden teweeg brengende.
15.2 Indien er sprake is van overmacht, dan zal Administratiekantoor Altenburg niet gehouden kunnen worden tot het vergoeden van enige schade als een direct of een indirect gevolg daarvan en zal zij tevens vooralsnog ontheven zijn van haar verplichting tot het uitvoeren van de overeengekomen werkzaamheden.
15.3 Partijen kunnen gedurende de periode dat de overmacht voortduurt de verplichtingen uit de overeenkomst opschorten. Indien deze periode langer duurt dan 2 maanden is ieder der partijen gerechtigd de overeenkomst te ontbinden, zonder verplichting tot vergoeding van schade aan de andere partij.
15.4 Voor zover Administratiekantoor Altenburg ten tijde van het intreden van overmacht inmiddels gedeeltelijk haar verplichtingen uit de overeenkomst is nagekomen of deze zal kunnen nakomen, en aan het nagekomen respectievelijk na te komen gedeelte zelfstandige waarde toekomt, is Administratiekantoor Altenburg gerechtigd om het reeds nagekomen respectievelijk na te komen gedeelte separaat te declareren. De klant is gehouden deze declaratie te voldoen als ware het een afzonderlijke overeenkomst.
Artikel 16 Teruggave ter beschikking gestelde zaken
16.1 Indien Administratiekantoor Altenburg aan klant bij de uitvoering van de overeenkomst zaken ter beschikking heeft gesteld, is de klant gehouden het terbeschikkinggestelde op haar schriftelijk verzoek binnen 14 dagen in oorspronkelijke staat, vrij van gebreken en volledig te retourneren. Indien de klant deze verplichting niet nakomt zijn alle hieruit voortvloeiende kosten voor rekening van de klant.
16.2 Indien de klant, om welke reden ook, na daartoe strekkende aanmaning, alsnog in gebreke blijft met de onder artikel 16.1 genoemde verplichting, heeft Administratiekantoor Altenburg het recht de daaruit voortvloeiende schade en kosten, waaronder de kosten van vervanging, op de klant te verhalen.
Artikel 17 Geheimhouding
17.1 Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie. De partij die vertrouwelijke informatie ontvangt, zal deze slechts gebruiken voor het doel waarvoor deze verstrekt zijn.
17.2 Indien, op grond van een wettelijke bepaling of een gerechtelijke uitspraak, Administratiekantoor Altenburg gehouden is vertrouwelijke informatie aan door de wet of de bevoegde rechter aangewezen derden mede te verstrekken, en Administratiekantoor Altenburg zich ter zake niet kan beroepen op een wettelijk dan wel door de bevoegde rechter erkend of toegestaan recht van verschoning, dan is Administratiekantoor Altenburg niet gehouden tot schadevergoeding of schadeloosstelling en is de klant niet gerechtigd tot ontbinding van de overeenkomst op grond van enige schade, hierdoor ontstaan.
Artikel 18 Algemene Verordening Gegevensbescherming
18.1 Bij het gebruik van de diensten van Administratiekantoor Altenburg worden persoonsgegevens verwerkt. Daarop is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’) van toepassing.
18.2 Voor een toelichting op de persoonsgegevens van Klanten die Administratiekantoor Altenburg verwerkt, wordt verwezen naar de privacyverklaring van Administratiekantoor Altenburg. Voor die persoonsgegevens is Administratiekantoor Altenburg ‘verwerkingsverantwoordelijke’ zoals bedoeld in de AVG.
18.3 Voor persoonsgegevens van andere personen die Klanten zelf delen met Administratiekantoor Altenburg, zoals persoonsgegevens op facturen, is Administratiekantoor Altenburg aan te merken als ‘verwerker’ zoals bedoeld in de AVG. Deze andere personen worden hierna de ‘betrokkenen’ genoemd.
Ten aanzien van de persoonsgegevens van de betrokkenen gelden de volgende afspraken:
a. Doeleinden. In het algemeen zijn de doeleinden van het verwerken van de persoonsgegevens gericht op het uitvoeren van de diensten voor de Klanten van Altenburg Administratiekantoor.
b. Instructies. Administratiekantoor Altenburg zal, als verwerker, de persoonsgegevens alleen gebruiken voor het uitvoeren van de diensten en conform eventuele andere instructies van de Klant. Administratiekantoor Altenburg merkt daarbij echter wel op dat Administratiekantoor Altenburg de diensten niet kan verlenen zonder de persoonsgegevens te verwerken.
c. Informeren betrokkenen. De Klant dient de betrokkenen zelf te informeren over het gebruik van hun persoonsgegevens.
d. Passende maatregelen. Administratiekantoor Altenburg heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om te zorgen voor naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot bescherming van persoonsgegevens en huren sub-verwerkers in die ook dergelijke maatregelen nemen.
e. Beveiliging. Administratiekantoor Altenburg is per definitie niet in staat om alle bedreigingen en beveiligingsrisico’s te elimineren, maar zal wel zorgdragen voor een passend niveau aan technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
f. Ondergeschikten. Administratiekantoor Altenburg zorgt er voor dat een ieder die handelt onder het gezag van Administratiekantoor Altenburg, voor zover deze toegang hebben tot persoonsgegevens waar de Klant de verantwoordelijke voor is, deze alleen verwerkt in opdracht van Administratiekantoor Altenburg en deze ook vertrouwelijk zal behandelen. Dit doet Administratiekantoor Altenburg uiteraard zelf ook.
g. Sub-verwerkers.
Administratiekantoor Altenburg maakt gebruik van (IT)leveranciers voor het verlenen van de diensten (“sub-verwerkers”). Op het verzoek van betrokkenen zal Administratiekantoor Altenburg een overzicht verstrekken van de sub-verwerkers. Met de sub-verwerkers maakt Administratiekantoor Altenburg minimaal gelijkwaardige afspraken over de persoonsgegevens als deze afspraken met de Klant. Administratiekantoor Altenburg zal de Klant informeren wanneer zij een sub-verwerker wil wijzigen of toevoegen. Administratiekantoor Altenburg zal er voor zorgen dat de nieuwe sub-verwerker zich ook minimaal aan gelijkwaardige afspraken houdt, in dat geval zal de Klant niet redelijkerwijs bezwaar maken tegen een nieuwe of andere sub-verwerker zolang zij zich houden aan minimaal deze afspraken met de Klant.
h. Verzoeken van derden. Als Administratiekantoor Altenburg van een derde een verzoek krijgt om inzage te geven in de persoonsgegevens en/of deze aan de derde te verstrekken, zal Administratiekantoor Altenburg de Klant daar over informeren. Als het verzoek wordt gedaan door een bevoegde, Europese overheidsinstantie en Administratiekantoor Altenburg wettelijk verplicht is om de Klant niet te informeren, geldt het voorgaande niet. Als het Administratiekantoor Altenburg wel is toegestaan om de Klant te informeren, zal Administratiekantoor Altenburg de Klant laten weten op basis van welke wettelijke verplichting de overheidsinstantie de persoonsgegevens opvraagt.
i. Verwerking binnen de EER. De persoonsgegevens worden binnen de Europese Economische Ruimte (EER) opgeslagen.
j. Inbreuk op de beveiliging. In het geval dat zich met betrekking tot de persoonsgegevens een “inbreuk op de beveiliging” voordoet zoals bedoeld in de AVG (hierna: een ‘inbreuk’), zal Administratiekantoor Altenburg de Klant daar zo spoedig mogelijk van op de hoogte brengen. Administratiekantoor Altenburg zal daarbij de volgende ter beschikking staande informatie geven: (i) een omschrijving van de inbreuk, waaronder de oorzaak, de aard en de omvang van de inbreuk, de getroffen persoonsgegevens, de aard van die persoonsgegevens, de geschatte hoeveelheid getroffen persoonsgegevens en betrokkenen, (ii) een aanduiding van de impact die de inbreuk heeft voor de Klant en de betrokkenen, (iii) informatie over welke maatregelen zijn genomen om de gevolgen van de inbreuk te beperken en de maatregelen die nog moeten worden genomen om de gevolgen te beperken. Administratiekantoor Altenburg kan niet verplicht worden de Klant daarbij bedrijfsvertrouwelijke informatie te verstrekken.
k. Duur verwerking, teruggave persoonsgegevens. Administratiekantoor Altenburg verwerkt de persoonsgegevens zolang als de overeenkomst duurt. Na het einde van de overeenkomst zal Administratiekantoor Altenburg de persoonsgegevens op verzoek van de Klant vernietigen of aan de Klant geven. Als de Klant niet binnen drie maanden na het einde van de overeenkomst verzoekt om vernietiging van de persoonsgegevens, kan Administratiekantoor Altenburg deze aan de Klant overdragen en deze zelf vernietigen. Als Administratiekantoor Altenburg op grond van een Europeesrechtelijke verplichting verplicht is de persoonsgegevens langer te bewaren dan zal zij de Klant dit laten weten.
l. Controle. Op verzoek van de Klant zal Administratiekantoor Altenburg, in aanmerking nemend de aard van de verwerking en de ter beschikking staande informatie, informatie verstrekken over het naleven van deze afspraken over de persoonsgegevens, en voldoen aan de redelijke verzoeken om dit te controleren. De Klant kan maximaal één keer per jaar, na een voorafgaande aankondiging van minimaal 10 werkdagen op eigen kosten gebruik maken van het controlerecht. De Klant zal er voor zorgen dat de gebruikelijke bedrijfsvoering van Administratiekantoor Altenburg tijdens het onderzoek niet onnodig wordt verstoord. De Klant en een eventuele derde die het onderzoek uitvoert dient hetgeen tijdens de controle ter kennis wordt genomen strikt geheim te houden. De resultaten van het onderzoek zullen op verzoek met Administratiekantoor Altenburg worden gedeeld.
m. Overige assistentie verlenen. Daarnaast zal Administratiekantoor Altenburg, in aanmerking nemend de aard van de verwerking en de aan Administratiekantoor Altenburg ter beschikking staande informatie, de redelijke verzoeken van de Klant opvolgen om te assisteren bij het voldoen aan de beveiligingsverplichtingen, het uitvoeren van eventuele verplichte privacy impact assessments (PIA’s), en eventuele verplichte consultaties met de Autoriteit Persoonsgegevens. Op redelijk verzoek van de Klant zal Administratiekantoor Altenburg verder, rekening houdend met de aard van de verwerking, waar mogelijk assistentie verlenen bij het voldoen aan verzoeken van de betrokkenen met betrekking tot hun persoonsgegevens.
n. Vergoeding. Voor werk in het kader van de in dit artikel vastgelegde afspraken dat buiten de gebruikelijke diensten valt, behoud Administratiekantoor Altenburg het recht voor een extra vergoeding te vragen tegen de dan gebruikelijke meerwerk tarieven. Op verzoek van de Klant geeft Administratiekantoor Altenburg een onderbouwing en specificatie van die kosten.
Artikel 19 Intellectuele eigendom
19.1 De intellectuele eigendomsrechten op de door Administratiekantoor Altenburg aan de klant afgegeven of terbeschikkinggestelde stukken, tekeningen, teksten, adviezen, schetsen, ontwerpen, programmatuur en dergelijke berusten te allen tijde bij Administratiekantoor Altenburg of haar licentiegever. Het is de klant niet toegestaan de afgegeven of terbeschikkinggestelde stukken, tekeningen, teksten, adviezen, schetsen, ontwerpen, programmatuur en dergelijke openbaar te maken of te verveelvoudigen, tenzij Administratiekantoor Altenburg daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.
19.2 Alle intellectuele eigendomsrechten, voortvloeiend uit werkzaamheden verricht c.q. gedaan tijdens werkzaamheden voor de klant komen aan Administratiekantoor Altenburg toe, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.
19.3 Door het geven van een opdracht tot openbaarmaking of verveelvoudiging van door de Auteurswet of enige andere wettelijke regeling op het gebied van intellectuele eigendom beschermde objecten, die door of namens de klant zelf ter beschikking gesteld zijn, verklaart de klant dat geen inbreuk wordt gemaakt op wettelijke voorschriften en op beschermde rechten van derden en vrijwaart hij Administratiekantoor Altenburg voor de aanspraken ter zake van derden c.q. voor de directe en indirecte gevolgen, zowel financiële als andere, uit de openbaarmaking of verveelvoudiging voortvloeiende.
Artikel 20 Slotbepalingen
20.1 Van toepassing is steeds de versie van de algemene voorwaarden zoals die gold ten tijde van het tot stand komen van de overeenkomst, tenzij de klant na het sluiten van de overeenkomst de gelding van een herziene versie van de algemene voorwaarden heeft aanvaard.
20.2 Partijen zullen eerst een beroep op de rechter doen nadat zij zich tot het uiterste hebben ingespannen een geschil in onderling overleg te beslechten.
20.3 Alle geschillen ter zake van overeenkomsten tussen de klant en Administratiekantoor Altenburg worden beslecht door de in Nederland bevoegde rechter binnen wiens rechtsgebied de vestigingsplaats van Administratiekantoor Altenburg is gelegen.
20.4 Op elke overeenkomst tussen Administratiekantoor Altenburg en de klant is Nederlands recht van toepassing.